In questo articolo precedente, abbiamo visto quali sono i documenti importanti da preservare in caso di forzato ed improvviso abbandono della propria abitazione.

E, sopratutto, come fare per averli pronti all’evacuazione.

Ci sono documenti che è possibile custodire in copia, altri che invece devono essere in originale.

Oggi, invece, facciamo una panoramica su un aspetto secondario, ma ugualmente importante: il tempo di conservazione dei documenti.

Sapere queste informazioni ci aiuta ad ottimizzare lo spazio in casa.

Se riesci a tenere solo i documenti che servono o potrebbero servire, liberandoti da inutili faldoni o scatoli, puoi fare spazio per le tue scorte e magari per qualche vasetto di alimenti preparato da te!! (guarda tutta questa sezione nell’area della Community, riferita ai metodi di trasformazione e conservazione del cibo).

 

Lo posso buttare?

E’ molto probabile che sarà capitato anche a te di trovare in un faldone delle bollette di 5, 6 o 10 anni fa, oppure le ricevute di pagamento di un “bollettino postale” rosso o nero di 13 anni fa…

La prima domanda che viene è: mi serve ancora?

La seconda: lo posso buttare?

La tentazione di fare ordine è forte e accomuna un po ‘ tutti.

Prima di procedere, però, è meglio verificare che quei documenti non ci servano davvero più, al fine di non rischiare di dover pagare due volte la stessa multa o bolletta.

Il più delle volte, l’enigma si risolve lasciando il documento dove lo si è trovato oppure infilandolo in un faldone “archivio” ed arricchendo la propria collezione privata di foglie scartoffie.

 

Perché conservare?

Conservare i documenti è fondamentale perché, in caso di problemi, si possono usare come prove per rivendicare un pagamento effettuato o un proprio diritto.

Bollette, fatture, ricevute, scontrini e altri documenti devono essere conservati per i giusti tempi (validità dei documenti), per averli a disposizione in caso di controlli fiscali.

Per evitare però di ritrovarsi la casa invasa da quantità di carta inutile, è utile sapere quali sono i tempi esatti di conservazione dei singoli documenti.

Vediamo i più importanti

 

Documenti di identità

Semplicemente fino alla data di scadenza riportata sul documento, Dopo di che, va rinnovato o sostituito.

Questo vale, ovviamente, per tutti i documenti che riportano in maniera esplicita una data di scadenza o una finestra di validità.

 

Dichiarazione dei redditi

La dichiarazione dei redditi presentata quest’anno (2023) deve essere conservata, con la relativa documentazione, per 5 anni, cioè fino al 31 dicembre 2028.

Quindi, è molto importante tenere le fatture e i documenti che permettono di detrarre le spese e pagare meno imposte.

Il principio cardine per l’inserimento di una spesa in dichiarazione è quello “di cassa”.

Bisogna cioè fare riferimento al periodo in cui quella spesa è stata sostenuta: se a maggio 2023 hai pagato la polizza annuale sulla vita (la cui copertura dura, quindi, fino a aprile 2024), fa fede la data in cui hai versato il premio.

Quella spesa andrà quindi interamente detratta nella dichiarazione del 2024 relativa ai redditi 2023.

Il Fisco ha tempo fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello della presentazione della dichiarazione per fare controlli.

Attenzione alla precompilata: anche se le spese che avete sostenuto risultano già al Fisco e sono correttamente inserite nella dichiarazione dei redditi precompilata online, non si è esentati dalla loro conservazione.

Nel caso di mancata presentazione della dichiarazione, il Fisco può fare controlli per 7 anni.

 

 

Titoli di studio

Le certificazioni relative a titoli di studio, corsi e abilitazioni vanno conservate per sempre.

E’ vero che gli enti pubblici sono comunque obbligati a conservare tali documenti, attenzione però che questa regola non vale per gli istituti privati.

Recuperare questi documenti, in caso di perdita, è quasi sempre possibile, ma richiede tempo e a volte bolli e balzelli da pagare.

 

Rogiti, documenti di proprietà varie

Gli atti di proprietà di beni immobili e mobili registrati (rogiti notarili, certificati di proprietà dell’auto o dichiarazioni di successione e di accettazione di eredità) vanno conservati per sempre.

In caso di perdita o distruzione di questi documenti in genere è possibile ricostruire il titolo di provenienza, ma può essere un’operazione complessa e costosa.

Da conservare sono anche le dichiarazioni di conformità alle norme di sicurezza degli impianti domestici (impianto elettrico, gas…), così come i documenti relativi a pratiche e sanatorie di eventuali abusi edilizi.

Nel caso di vendita dei beni, è meglio conservare una copia dei documenti per altri 10 anni dalla vendita.

 

Referti medici

È opportuno conservare per sempre anche i propri referti clinici, in modo da avere a disposizione la propria storia sanitaria.

Passati i 10 anni non si può più chiedere un risarcimento per i danni, ma i documenti anche più vecchi di 10 anni possono sempre essere utilizzati come prova delle condizioni di salute precedenti.

 

Contributi previdenziali autonomi e liberi professionisti

Tutti gli istituti previdenziali sono ormai muniti di estratti conto previdenziali.

In caso di problemi e contestazioni che potrebbero sorgere, ad esempio per la liquidazione della pensione (se esisterà ancora), è comunque utile avere sempre la prova dei versamenti effettuati.

Quindi tali documenti è bene conservarli per sempre.

 

Documenti relativi a mutui e finanziamenti

Il termine di conservazione generale dei documenti è di 10 anni dalla fine del contratto (cioè da quando si paga l’ultima rata).

Per le domande di finanziamento non accolte o a cui si rinuncia, il termine di conservazione della documentazione è di 90 giorni dalla cessazione degli effetti della domanda: visto che questi dati vengono iscritti nelle banche dati consultate dalle finanziarie, può essere utile avere a disposizione la documentazione in caso di problemi.

Se la domanda richiede invece un’istruttoria, il termine massimo di iscrizione della domanda nelle banche dati creditizie (e quindi di conservazione dei documenti) è di 180 giorni.

 

Documenti relativi a ristrutturazioni, efficientamenti e bonus annessi

Si fa riferimento ai documenti necessari per chiedere le detrazioni su ristrutturazioni edilizie, superbonus 110%, interventi di risparmio energetico e antisismici, rifacimento facciate esterne, acquisto di mobili ed elettrodomestici e similari.

Siccome sono documenti che vanno a giustificare spese inserite nella dichiarazione dei redditi, anche il controllo della documentazione che attesta i lavori compiuti in casa segue lo stesso termine di prescrizione indicato per la dichiarazione dei redditi, ovvero 5 anni.

Attenzione però che la rateazione di alcune agevolazioni arriva a spalmarsi su 10 anni.

Di conseguenza, si amplia anche il periodo durante il quale il Fisco può fare controlli: bisogna quindi conservare i documenti fino a 5 anni dopo che si è goduto dell’ultima rata delle agevolazioni.

Chi ha fatto lavori di ristrutturazione nel 2020, considerando la rateazione su 10 anni, approfitterà delle agevolazioni fino alla dichiarazione dei redditi del 2030.

La documentazione andrà conservata fino al termine di prescrizione del controllo della dichiarazione in cui si inserirà l’ultima rata, cioè fino alla fine del 2035.

 

Certificato di prestazione energetica

Il certificato di prestazione energetica di un immobile ha una validità di dieci anni.

Poi deve essere rinnovato.

A scopo precauzionale, è meglio conservarlo per 20 anni dal rilascio (10 anni di validità, più 10 anni per eventuali problematiche successive).

 

 

 

 

Bollette

Per evitare di pagare due volte per lo stesso servizio in caso di contestazioni, le bollette di acqua, luce, gas e telefono vanno tenute per 5 anni dalla scadenza ( e i relativi giustificativi di pagamento: bonifici, RID, quietanze varie)

Per luce e gas, la prescrizione dei controlli si riduce a 2 anni in caso di rilevanti ritardi nella fatturazione per colpa del fornitore.

 

Spese condominiali, pagamenti d’affitto e tasse sui rifiuti

Analoga premessa delle bollette, per evitare di dover pagare due volte:

Spese condominiali: le ricevute di pagamento delle spese ordinarie si prescrivono in 5 anni dall’approvazione del rendiconto consuntivo delle spese. Quelle straordinarie, 10 anni dall’approvazione della delibera.

Affitto: Il proprietario di casa può chiedere i canoni di locazione o recuperare le spese condominiali non pagate (dipende dalla scrittura del contratto) entro 5 anni dalla scadenza.

Tassa sui rifiuti: I vari passaggi da Tarsu a Tia1, Tia2, Tares, Tari non hanno modificato i termini di decadenza per effettuare i controlli. Questi ultimi possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione.

 

Tasse sulla casa

Per l’Imu, le richieste del Comune possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione.

Quindi, per un’imposta sulla casa pagata nel 2023, la documentazione va tenuta fino al 31 dicembre 2028.

 

 

Bollo dell’auto

Per quanto riguarda il bollo auto, le Regioni possono fare accertamenti fino a 3 anni da quello in cui è stato fatto o doveva essere fatto il versamento.

Quindi, per il bollo pagato nel 2023 la ricevuta va conservata fino al 2026.

 

Polizze e documenti assicurativi

Polizze danni

se non si sono verificati sinistri, occorre tenere la documentazione di versamento (la quietanza) per almeno un anno, termine massimo entro il quale l’assicuratore può fare contestazioni.

Se sei stato responsabile di un sinistro (ad esempio, un incidente stradale) la documentazione va conservata fino alla sua chiusura definitiva. Dal momento che la prescrizione dei diritti per le polizze danni scatta dopo 2 anni, per tutelarsi è comunque meglio tenere la documentazione per quella durata (2 anni) dopo la scadenza della polizza.

Polizze vita

La documentazione va conservata per 10 anni dalla fine del contratto, termine di prescrizione per queste assicurazioni.

Se la ricevuta di pagamento del premio è servita ai fini fiscali, bisogna invece conservare la documentazione per almeno 5 anni dalla dichiarazione dei redditi.

 

Estratti di conto corrente, conto titoli e carta di credito

Il termine per esercitare un diritto connesso a un conto corrente è fissato in 10 anni.

Secondo la giurisprudenza questo termine, in alcuni casi, può decorrere dalla fine del contratto.

 

Scontrini

Se acquistati un prodotto, in caso di difetto o malfunzionamento è bene avere lo scontrino per far valere la garanzia legale (se non lo hai puoi dimostrare la data di acquisto in altro modo: ad esempio, con l’estratto conto della carta di credito).

Lo scontrino va conservato per il tempo utile a far valere la garanzia legale, almeno 26 mesi.

Se hai acquistato un’estensione di garanzia o se il produttore ne prevede una di maggiore durata, è meglio tenere lo scontrino per tutta la durata della garanzia aggiuntiva.

Se poi lo scontrino o la fattura riguardano un acquisto che dà diritto a ottenere una detrazione o una deduzione nella dichiarazione dei redditi, vanno conservati insieme a quest’ultima per tutto il periodo utile ai fini di eventuali controlli.

 

Multe

In generale, il termine di prescrizione per il pagamento delle multe per infrazioni al Codice della strada è di 5 anni.

Occorre fare una distinzione.

I 5 anni valgono infatti per le violazioni accertate da polizia stradale o carabinieri (per esempio, per eccesso di velocità in autostrada).

Per le violazioni rilevate dal Comune, solitamente attraverso i vigili urbani, il termine di prescrizione è di 2 anni dalla cosiddetta “iscrizione a ruolo” della multa, cioè dal momento in cui il Comune ordina all’agente per la riscossione di avviare la procedura per incassare la sanzione.

Prima di tale data la prescrizione rimane in sospeso (non ne decorrono i termini): il Comune, per esempio, può impiegare un anno per iscrivere a ruolo la multa; poi, una volta consegnato il ruolo all’esattore, scattano i 2 anni di prescrizione.

 

Ricevute di pagamento

Per quanto riguarda la conservazione delle ricevute di pagamento, è utile sapere che le cambiali si devono conservare per 3 anni a partire dalla scadenza.

Attenzione: la prescrizione è però solo “presuntiva”.

In pratica, per non sbagliare, è meglio conservare la documentazione per 10 anni.

 

Parcelle di professionisti

Le parcelle di avvocati, dentisti, medici, architetti… vanno conservate per 3 anni.

Anche in questo caso, la prescrizione è però solo “presuntiva”.

In pratica, come sopra per le ricevute di pagamento, è meglio conservare la documentazione per 10 anni.

 

 

Sentenze

I diritti che sono conseguenza di una sentenza giudiziaria si prescrivono in 10 anni, termine per conservare la relativa documentazione.

Fanno eccezione le sentenze in materia di famiglia o stati della persona. Per questi è consigliabile conservare la documentazione per sempre.

Anche se l’esito di queste sentenze viene trascritto nell’anagrafe comunale (ad esempio lo stato di separazione o divorzio), non ne vengono riportate le condizioni di dettaglio.

Ad esempio, potrebbe essere necessario o utile, anche dopo 10 anni sapere come sono stati regolati gli assegni di mantenimento o altre questioni la cui rilevanza può emergere a distanza di parecchio tempo.

 

Documenti uso capione

L’usucapione prevede che si diventi proprietario di un immobile (ad esempio, una cantina o un terreno) dopo 20 anni di incontestato e continuato possesso senza versare alcun corrispettivo al titolare.

Al termine dei 20 anni, provando di aver usato quel bene gratuitamente senza che il proprietario abbia sollevato alcuna contestazione, si può chiedere al giudice che ce ne venga riconosciuta la proprietà.

Tutte le relative prove (fotografie, fatture relative alla manutenzione…) dovranno essere conservate per più di 20 anni.

Il proprietario, che invece vuole contrastare una domanda di usucapione, dovrà conservare tutti i documenti che dimostrano il suo esercizio del diritto di proprietà (lettere di contestazione, pagamenti…), utili per negare l’insorgenza dell’usucapione.

 

Buste paga

Eventuali contestazioni relative alla retribuzione in busta paga si prescrivono in 5 anni.

Se però le buste paga servono a dimostrare l’esistenza di un rapporto di lavoro, nel caso si scopra che il datore di lavoro non ha versato i contributi, il termine di conservazione sale a 10 anni.

In caso di segnalazione da parte del lavoratore, l’Inps ha infatti ha tempo 10 anni per richiedere il pagamento dei contributi omessi.

Se però questo termine è trascorso senza che sia stato richiesto il pagamento dei contributi, il lavoratore potrà comunque chiedere al datore di lavoro il risarcimento dei danni e costituire presso l’Inps una rendita vitalizia con pagamento degli oneri di riscatto.

In questo caso, per potere presentare la domanda di costituzione della rendita vitalizia saranno quindi ancora utili tutte le buste paga pregresse.

Secondo parte della giurisprudenza il termine per esercitare questa azione decorre dall’età pensionabile: è quindi utile conservare le buste paga finché non si abbia certezza dell’avvenuto versamento dei contributi previdenziali.

 

Ti lascio un Vademecum da scaricare e/o stampare, dove sono riassunte le scadenze principali.

Le casistiche specifiche, le potrai appuntare sul restro del foglio

 

Spero che questa panoramica possa esserti stata utile.

Siccome alcuni riferimenti potrebbero variare nel tempo, se trovi delle inesattezze, per cortesia segnalalo nei commenti, torna utile a tutti!!

 

A presto,

Carlos