La capacità di gestire le scorte si basa principalmente su due elementi:

• conoscere l’autonomia
• saper fare la rotazione degli alimenti

Autonomia

Nell’articolo precedente abbiamo introdotto il concetto del tempo quale unità di misura dell’autonomia.

Ci serve per rispondere alla domanda: “Quanto tempo posso stare senza rifornimenti o aiuti dall’esterno?”

Abbiamo anche anticipato che, dopo aver determinato quanta autonomia vuoi ottenere, dovrai iniziare con un piano di acquisti per raggiungere il tuo obiettivo.

Il tuo obiettivo sarà calibrato in funzione del budget, del tempo e degli spazi a disposizione.

Ci siamo detti che è bene procedere per step, ad esempio:

• 1° obj: 2 settimane di autonomia (entro 10gg dal momento in cui inizio a preparare le scorte)
• 2° obj: 1 mese di autonomia (entro 10gg dal conseguimento del primo obj)
• 3° obj: 2 mesi di autonomia (entro 20gg dal conseguimento del secondo obj)
• 4° obj: 4 mesi di autonomia (entro 30gg dal conseguimento del terzo obj)
• obj finale: 6 mesi di autonomia (entro 40gg dal conseguimento del terzo obj)

Come si convertono le due settimane di autonomia in kg/gr/pacchi/litri di prodotto da acquistare?

Premetto che non stiamo parlando di una scienza esatta e, sopratutto, questo tipo di lavoro di pianificazione non deve drenare eccessivamente tempo ed energie; è però importante sforzarsi a fare questo esercizio.

Per trovare la soluzione alla domanda di prima, iniziamo con il rispondere alle seguenti domande:

• cosa si intende per porzione?
• quante porzioni servono a persona per 1gg?
• quante persone compongono il nucleo familiare?
• quante porzioni servono per la mia famiglia per 1gg?
• quanti kg/gr/pacchi/litri servono per 2 settimane (14gg) per il nucleo familiare?

Esempio (molto semplice per rendere il concetto)

• cosa si intende per porzione?

1 porzione di riso sono 100gr

• quante porzioni servono a persona per 1gg?

in famiglia mangiamo 1 porzione di riso al giorno

• quante persone compongono il nucleo familiare?

in famiglia siamo in 5

• quante porzioni servono per la mia famiglia per 1gg?

5 persone*1 porzione/gg = 5 p/gg

• quanti kg/gr/pacchi/litri servono per 2 settimane (14gg) per il nucleo familiare?

5 p/gg*14 = 70 porzioni  →  70 porzioni*100 gr = 7000 gr (7 kg di riso)

Per avere autonomia di riso per la mia famiglia, per 14 giorni, mi servono 7 kg di riso.

Identico procedimento si può applicare per tutti gli altri alimenti o prodotti per le tue scorte (igiene, denaro, farmaci di primo soccorso, etc)

I calcoli, vanno sempre arrotondati per eccesso.

Nell’esempio sopra: solitamente la porzione consigliata di risotto è di 80gr a testa. Nella considerazione che potrebbe essere il tuo unico piatto per quel pasto e anche per semplificare i calcoli, arrotonda a 100gr…

Rotazione delle scorte

Nella gestione delle scorte è importantissimo saper ruotare le stesse.

Per rotazione delle scorte si intende il procedimento che serve per acquistare prodotti con la scadenza più in avanti possibile e consumare i prodotti con la scadenza più ravvicinata.

L’idea di base è la seguente:

in fase di acquisto: controlla le etichette e scegli il prodotto con la data di scadenza più lontana (così ti durerà di più).

in fase di consumo: il prodotto con la data di scadenza più vicina è consumato per primo.

In aggiunta, se siamo dotati di due linee di scorte, come spiegato in questo articolo, il nuovo acquistato finisce nella seconda linea e quello che serve per la prima linea lo prelevi dalla seconda linea.

Come abbiamo visto in un altro articolo, per gestire le scorte si usa il metodo FEFO (First Expired, First-Out): il primo prodotto ad essere consumato è quello che scade prima.

Monitorare le date di scadenza

Per tenere sotto controllo le date di scadenza ci sono diversi metodi, ciascuno dovrà trovare quello più idoneo, in funzione dello spazio disponibile e del comfort di gestione.

Di seguito un paio di esempi di come puoi gestire le scadenze delle tue scorte

Esempio 1 (utilizzo di contenitori)

procurati dei contenitori anche di cartone, dove suddividere il contenuto per anni e frazione di anno.

Ipotizziamo di voler suddividere le scatole di legumi: a seconda dell’autonomia (e quindi del numero di barattoli), prendi i cartoni che ti servono ed inizia a riempire il primo contenitore con i barattoli la cui data di scadenza è più vicina, raggruppandoli per semestre.

Siamo a giugno 2023; nella 1^ scatola metti i barattoli con scadenza luglio-dicembre 2023.

Prepara una seconda scatola con le scadenze gennaio-giugno 2024 ed così via, fino ad includere tutti i barattoli di legumi che hai nella tua scorta.

Sull’esterno di ciascun cartone, con un’etichetta riporta:

• • tipologia di contenuto
  • semestre di scadenza (2/2023 oppure 1/2024)
  • quantità di barattoli (da aggiornare ad ogni “prelievo”)

I due cartoni vanno risposti affiancati sullo stesso scaffale, così da avere sott’occhio la situazione.

Esempio 2 (prodotti liberi)

i prodotti sono liberi e posizionati sugli scaffali e puoi scegliere se ordinarli in file o righe.

Vediamoli entrambi:

1) Sistema i prodotti con scadenza più ravvicinata in prima fila, a seguire gli altri.

Preleva dalla prima fila; una volta che è vuota, sposta in avanti tutti i prodotti rimasti; i nuovi acquisti, li andrai ad inserire nella parte posteriore dello scaffale, dietro agli altri.

Posiziona i pacchi in maniera tale che le date di scadenza siano facilmente visibili; eventualmente, frapponi dei divisori di cartone/cartoncino ogni 6 mesi o ogni 4 mesi per una migliore visibilità delle scadenze.

2) Disponi i prodotti con le scadenze più ravvicinate a destra dello scaffale o scomparto e i successivi alla loro sinistra.

Preleva dalla prima riga di destra; una volta che è vuota, sposta a destra i prodotti rimasti.

Questo metodo risulta più agevole nella “rotazione”, perchè liberando la riga di destra, sarà sufficiente spostare tutti i prodotti verso destra ed aggiungere quelli con scadenza più lontana nella parte sinistra dello scaffale (movimento più agevole che non metterli in fondo, specialmente se i ripiani della scaffalatura hanno poca altezza).

Posiziona i pacchi in maniera tale che le date di scadenza siano facilmente visibili; eventualmente, frapponi dei divisori di cartone/cartoncino ogni 6 mesi o ogni 4 mesi per una migliore visibilità delle scadenze.

Per gli alimenti in barattolo, è possibile utilizzare un sistema simile a quello usato in alcuni negozi. Prelevando il primo barattolo, per gravità, quelli successivi rotolano in avanti.

I nuovi acquisti si andranno a posizionare dietro a tutti. é un sistema analogo al’esempio due, con “l’agevolazione” che il movimento dei prodotti avviene automaticamente. Vi metto la foto qui sotto.

Come tener traccia delle scadenze e delle giacenze?

Per la catalogazione è possibile utilizzare uno o più fogli di carta posizionati in corrispondenza della tipologia di prodotto (farina/riso/pasta/lenticchie/etc) oppure un quaderno, oppure un foglio di calcolo. In quest’ultimo caso, hai la semplicità di avere i calcoli automatizzati, ma sei vincolato ad un device elettronico..

Questo ti aiuterà a tenere traccia dell’autonomia residua e ti agevola nell’operazione di reintegro delle scorte.

Ti metto alcune applicazioni e modelli di fogli di calcolo che possono aiutarti a tenere traccia del tuo inventario alimentare:

Applicazioni (ricerca in rete, non le ho sperimentate)

KitchenPal Pantry: Un’applicazione per l’inventario degli alimenti che consente agli utenti di gestire le scorte alimentari, creare liste della spesa e gestire ricette. In lingua Inglese e Francese.

Magazzino e inventario: applicazione per tenere traccia delle giacenze di magazzino/dispensa e gestire le scorte

Grocery King: applicazione per la gestione di liste della dispensa.

Modelli di fogli di calcolo

Microsoft Excel: a questo link puoi trovare una serie di modelli personalizzabili per tenere traccia dell’inventario alimentare, tra cui modelli di base per l’inventario e modelli più avanzati con funzioni quali il monitoraggio delle date di scadenza, gli acquisti e le date per gestione le scorte in maniera avanzata!

Fogli di Google: Google Sheets per creare o modificare i modelli esistenti. Funzioni analoghe a quelle di M.Excel, con il valore aggiunto della condivisione real time su diversi dispositivi.

Questi sono solo alcuni esempi di applicazioni e modelli di fogli di calcolo con i quali puoi gestire le tue scorte e avere sempre una situazione aggiornata.

Personalmente preferisco usare fogli di carta, gomma e matita, per i prodotti di prima necessità; tuttavia, nel tempo, noterai che, dopo aver organizzato i tuoi locali delle scorte, ti renderai conto (a colpo d’occhio) della giacenza.

Ti consiglio comunque di tenere la contabilità aggiornata, perchè la stessa consapevolezza della giacenza la devono poter avere tutti i membri della tua famiglia.

a presto

Carlos